안녕하세요, 장유진변호사입니다.

우리나라에는 주식회사가 많습니다. 그 중 대부분은 자본금 10억 미만인데요. 특히 가족, 지인이 주주로 구성된 회사가 많아서 더욱 그렇습니다. 그런데 이러한 소규모 주식회사의 주주총회를 임의로 간소하게 진행하다가 문제가 발생하는 경우가 많습니다.

1. 가족회사는 주주총회가 필요한가?

자본금 10억 원 미만의 주식회사는 일반적인 주식회사보다 주주총회 절차가 간소화되어 있지만, 그렇다고 주주총회 자체가 필요하지 않은 것은 아닙니다. 대표이사와 주주가 모두 가족이거나 주주가 한 명뿐이라는 이유로 회사의 의사결정을 개인사업자처럼 처리하는 경우가 많은데, 주주 사이의 관계가 나빠지거나 세무조사·투자·상속·이혼과 같은 문제가 발생하면 과거에 작성하지 않은 주주총회 의사록이 뒤늦게 중요한 쟁점이 됩니다.

2. 주주총회를 서면으로만 결의를 받는 방법

상법상 주주총회를 소집하려면 원칙적으로 총회일 2주 전에 각 주주에게 소집통지를 해야 하지만, 자본금 총액이 10억 원 미만인 회사는 그 기간이 10일로 단축됩니다(상법 제363조 제3항). 주주 전원이 동의하면 소집절차 없이 주주총회를 개최할 수도 있고, 실제 회의를 열지 않고 주주 전원의 서면동의로 주주총회 결의를 갈음하는 것도 가능합니다(상법 제363조 제4항). 다만 여기서 중요한 것은 어디까지나 주주 전원의 동의가 있어야 한다는 점입니다. 지분 90%를 가진 대표이사가 나머지 10% 주주의 의사를 확인하지 않은 채 "소규모 회사이므로 서면결의가 가능하다"고 처리할 수는 없습니다. 법원도 주주 전원의 동의 없이 일부 주주만의 명의로 작성된 서면결의에 대해 결의방법에 중대한 하자가 있어 부존재한다고 판단한 바 있습니다(수원지방법원 평택지원 2022. 10. 13. 선고 2022가합10059 판결).

3. 주주총회 의사록 기재방법(임원 보수 관련)

주주총회 의사록에는 개최 일시와 장소, 출석한 주주 및 주식 수, 의안의 내용, 의결 결과를 구체적으로 적어야 합니다.

예를 들어 임원 보수를 정하고자 한다면, "임원 보수의 건을 승인한다"는 정도로만 기재하기보다는 대표이사의 월 보수, 적용 시점, 상여금이나 퇴직금 포함 여부까지 정하는 편이 안전합니다. 실제 회의를 열지 않고 서면결의를 하는 경우에도 결의사항과 각 주주의 동의 내용을 명확히 적고, 주주별 서명 또는 날인을 받아야 합니다. 법원은 법인의 총회 의사에 관한 경과·요령·결과는 의사록을 작성하지 못하였다거나 분실하였다는 등의 특단의 사정이 없는 한 의사록에 의해서만 증명된다고 보고 있습니다(대법원 1984. 5. 15. 선고 83다카1565 판결).

소규모 회사에서는 회계사무소나 법무사에게 요청하여 결산 때마다 형식적인 의사록을 한꺼번에 작성하는 일도 있는데, 분쟁이 생긴 뒤 과거 날짜로 작성된 의사록은 그 작성 경위와 진정성립이 공격받을 수 있습니다. 이메일이나 카카오톡에서 주주들이 찬성한 내용이 남아 있더라도 그것만으로 모든 결의 하자가 치유된다고 단정할 수 없습니다. 주주총회 결의의 하자는 일부 주주의 추인만으로 효력에 영향을 미치지 못하고, 결의요건을 충족하는 별도의 추인결의에 의해서만 유효해질 수 있기 때문입니다(서울고등법원 2017. 10. 27. 선고 2017나2036497 판결).

따라서 최소한 정기주주총회, 임원 선임·보수 결정, 배당, 신주 발행, 주요 자산 처분에 관한 서류는 의사결정이 이루어진 시점에 작성해야 합니다. 상법은 회사의 정관과 주주총회 의사록을 본점과 지점에, 주주명부를 본점에 비치하도록 규정하고 있으므로, 의사록은 세무대리인 컴퓨터에만 보관할 서류가 아니라 회사가 직접 관리해야 할 법정서류입니다.

소규모 회사에 주어진 것은 절차의 면제라기보다는 절차의 간소화입니다(대법원 2021. 2. 18. 선고 2015다45451 전원합의체 판결). 주주 사이가 좋을 때 제대로 서류를 남겨 두어야 관계가 나빠졌을 때 회사를 지킬 수 있습니다.